Bedrijfsvoering

I&A

Zaakgericht werken
De eerste successen van dit jaar zijn een feit, we werken nu sinds begin dit jaar met Notubiz als ondersteuning voor de college- en raadsvergaderingen. De overgang naar dit systeem en de koppeling met het zaaksysteem Djuma hierbij is soepel verlopen.
De tweede fase van het Zaakgericht werken is uitgewerkt in een programma met verschillende technische en organisatorische deelprojecten. De ondersteuning voor dit programma wordt dit jaar uitgebreid, met als doel dat de integratie in de eigen beheerorganisatie en de verdere doorontwikkeling van het Zaakgericht werken per begin 2026 volledig binnen de organisatie plaatsvinden. 
Nieuwe hardware
Het Europees aanbesteden van de hardware-broker (bedrijf dat ons ondersteunt in de aankoop van ICT-apparatuur) loopt vertraging op. We doen deze aanbesteding zorgvuldig en zo compleet mogelijk, dit vraagt extra tijd. Ook verwachten we dat we het geraamde budget moeten ophogen door gestegen kosten van de producten en diensten die we via deze hardware-broker willen kopen.
De beveiliging van onze ICT- omgeving is nog beter geworden met de Monitoring & Response dienst die onze omgeving bewaakt op verdachte activiteit en hierop ook direct actie onderneemt. In verband met een hoger gewenste beveiliging van de informatie op de werkplekken stapt de organisatie over van een BYOD-regeling naar een CYOD-regeling.

Het CYOD-beleid gaat uit van een door de werkgever te faciliteren en beheerde beveiligde werkplek (laptop en telefoon) die in bruikleen wordt verstrekt aan de medewerkers.
De in bruikleen uitgegeven CYOD-apparatuur wordt beheerd door de afdeling ICT, in tegenstelling tot BYOD waarbij dit bij de medewerkers was belegd voor de zelf gekochte apparatuur. Voor de BYOD is jaarlijks gereserveerd. Door deze versnelde uitrol van nieuwe apparatuur voor alle medewerkers wordt deze reserve in één keer aangesproken.

Voor de aanschaf van de nieuwe CYOD-apparatuur stellen wij voor om deze huidige (BYOD)reserve te gebruiken als dekking voor een nieuw beschikbaar te stellen investeringskrediet van € 720.000,-. Volgens het afschrijvingsbeleid van de gemeente stellen wij voor de apparaten af te schrijven in 3 jaar. Omdat de BYOD-apparatuur eerder in 4 jaar werd afgeschreven is een verhoging van de jaarlijkse dotatie naar deze reserve noodzakelijk van € 15.000,- om over voldoende dekkingsmiddelen te beschikken. Wij stellen voor de jaarlijkse afschrijving van de CYOD-apparatuur te doen m.i.v. 2026.

Ontwikkeling informatievoorziening

Begin dit jaar heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar een aspectinspectie uitgevoerd om te beoordelen hoe gemeente Schagen het informatiebeheer heeft georganiseerd. In het tweede kwartaal worden de uitkomsten van de inspectie gepresenteerd aan de gemeentesecretaris. Een onderdeel van deze inspectie is ook het advies voor de verbetering van ons informatiebeheer. 

Op het gebied van hernieuwing van beleid zijn een aantal ontwikkelingen afgerond aan het begin van het tweede kwartaal. Zo zal de nieuwe I-visie 2025-2028 ter besluitvorming bij de directie liggen en is in goede samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar hard gewerkt aan een Vervangingshandboek dat ter vaststelling naar het college zal gaan. 
Voor alle systemen die vervangen worden, moet de oude informatie duurzaam toegankelijk blijven. Hiervoor wordt nieuw beleid gevormd.